Cronograma de capacitación: El pasos a paso para lograr un proceso ordenado y exitoso

¿Es necesario tener un cronograma de capacitación en la empresa? No me cabe la menor duda que la respuesta es sí.

Si aún no lo has desarrollado o tienes dudas de cómo hacerlo, este artículo es ¡para ti! y caso contrario, igual sigue leyendo porque seguro en algo podrás mejorar el que ya tienes. 

En el siguiente artículo para Cursalab, la LMS para empresas, hablaremos sobre qué es un cronograma de capacitación y cuáles son los pasos para lograr un proceso ordenado y exitoso.

¿Qué es un plan de capacitación?

Para Idalberto Chiavenato, autor del libro “Administración de Recursos Humanos”, la capacitación es “un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas obtienen conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos”

En el plan de capacitación debemos tener descrita la estrategia de la formación, alineada a las brechas que exista en el personal y estableciendo cuáles serán los objetivos específicos. 

Plantilla gratuita

Plantilla de cronograma de capacitación

Organiza y gestiona tu plan de capacitación según los tiempos asignados con nuestra plantilla de cronogramas de capacitación con excel.

¡Descargar ahora!

Podemos crear un cronograma  para cualquier tipo de empresa, no importa su tamaño, lo importante es desarrollar el equipo, capacitar al personal o a los nuevos empleados,  y mejorar las competencias o desarrollar habilidades que sean necesarias, a través de las tareas o las actividades que se hayan propuesto para alcanzar el objetivo.

Es importante destacar que la capacitación se establecerá dependiendo también del cargo o rol que tenga nuestro colaborador, por tanto; desarrollarás diferentes  planes de capacitación.

 ¿Cuáles son los beneficios de tener un cronograma de capacitación?

La capacitación te va a ayudar a mejorar y cerrar las brechas competenciales o de habilidades que hayas detectado en el personal, a través del levantamiento de necesidades. Considera al cronograma una hoja de ruta para cumplir con los objetivos y detectar a tiempo desviaciones, a continuación te detallo varios beneficios que obtendrás:

• Ayuda a preparar objetivos, necesidades, estrategias y planes de estudio que se abordarán al capacitar a los participantes.
• Mejorar la experiencia de los colaboradores (desde su ingreso) 
• Garantiza que cada sesión de capacitación esté bien planificada, sea útil y ajustada a las necesidades del equipo.
• Mejora el conocimiento y las habilidades que necesita el colaborador
• Incrementa el desempeño, ya que los trabajadores estarán mejor preparados y por tanto mejor evaluados.
• Aumenta el compromiso y el trabajo de equipo.

¿Cómo podemos diseñar un cronograma de capacitación?

El diseño de un programa de capacitación variará según el sector y el tipo de empresa, es importante que se definan las estrategias para cada departamento y según el rol de cada colaborador. 

A continuación te detallo un paso a paso que debes tomar en cuenta para diseñar tu programa:

1. Detectar las necesidades de capacitación: para diseñar un programa de capacitación adecuado, es necesario realizar un levantamiento previo de detección de necesidades de adiestramiento, este será el inicio para poder establecer los objetivos y estrategias a utilizar.
2. Establecer objetivos del aprendizaje: Una vez que hayas identificado cuales son las necesidades, debes definir cuál es el objetivo que se desea lograr, es importante preguntarse: ¿Qué necesita el empleado aprender para cerrar la brecha detectada? A su vez, define un tiempo necesario. 
3. Establecer la frecuencia: el objetivo de cualquier plan de capacitación es aumentar los conocimientos, las habilidades y las destrezas. Establece los tiempos que sean y las frecuencias para completar cada objetivo propuesto.  
4. Seleccionar las acciones de capacitación: lo fundamental en este punto, es encontrar cuál es el modelo de capacitación que se adaptará mejor a las necesidades de los trabajadores, que resulten lo suficientemente interesantes, prácticos, novedosos, etc. Para que el trabajador se involucre. 
5. Diseñar materiales de capacitación: proporcionar a los alumnos materiales de algún tipo (documentos, enlaces de internet, cuestionarios, juegos, etc.) para mejorar el aprendizaje, y establecer tareas por parte de los trabajadores aplicables a su día laboral.
6. Comunicar el cronograma de capacitación: es recomendable crear una campaña de comunicación interna para dar a conocer a los empleados la importancia y participación activa en las formaciones planificadas, es el momento de explicar a los miembros de la empresa los objetivos, beneficios y tiempos que se hayan establecido.
7. Implementar el plan: este es el momento de la ejecución del plan, asegúrate de documentar los avances, anotar los problemas y recomendaciones que surjan. Te recomiendo que descargues la plantilla de plan de capacitación (incluida en la sección correspondiente).
8. Evaluar la capacitación: un elemento clave para el éxito a largo plazo de su plan es, al culminar cada capacitación entregar a los participantes un formulario para que puedan evaluar el contenido y diseño del curso, así como al instructor o facilitador.  

¿Cómo documentar tu cronograma de capacitación?

Del mismo modo, que  es necesario que diseñes toda la formación de manera ajustada a las necesidades del personal, también es necesario que la  documentación de tu plan sea personalizado para cada evento formativo. 

Puedes revisar la plantilla relacionada este artículo para que tengas mejor idea de cómo elaborarlas y ajustarlas a cada formación o según el requerimiento que tengas.

Si por el contrario, deseas crear tú mismo un formulario, aquí te dejo una lista básica de lo que debes incluir para documentar todo el cronograma: 

• Objetivos: enumera los objetivos y asegúrate que sean medibles, específicos, realista, alcanzable y temporal, es decir; utiliza la metodología SMART.
• Frecuencia y duración: el cronograma debe ser flexible,  establece una duración aproximada y realista, inclusive lo puedes establecer por niveles de dificultad y así ir midiendo el desempeño de los colaboradores, también establece la duración de cada jornada.
• Estrategia instruccional: aquí debes indicar cuál será la estrategia que se implementará en el curso, teórico/práctico, vivencial, sesiones online, prácticas, entre otros. 
• Estrategia de evaluación: al finalizar cada sesión el participante deberá de realizar una actividad con el fin de evaluar el contenido que se haya desarrollado y poder evaluar el conocimiento adquirido.
• Comentarios: incluye un espacio para marcar los hitos clave, así como espacio para las fechas y la firma, si corresponde. También incluye un espacio para que los colaboradores puedan realizar comentarios en cuanto a la formación. 
• Medición de eficacia: en este punto deberás de medir la eficacia de la formación, si realmente ha sido efectiva o no, recuerda que debes establecer un método objetivo para medirla.
• Firma de aprobación: en este espacio debe firmar el gerente o el contacto principal así como el instructor, donde firman una vez finalizado el programa de capacitación.

Una forma más práctica de realizar un cronograma es por medio de la capacitación virtual. Es por ello que existen empresas como Cursalab que brindan una plataforma de aprendizaje que permitirá a los trabajadores explotar su potencial profesional.