Si deseas aumentar la atracción, retención y compromiso de tus colaboradores y nuevos ingresos, es fundamental tener una sólida preparación en tus procesos de selección. Y para lograrlo, es esencial contar con una correcta descripción de cada uno de los puestos de trabajo en tu organización. Más aún considerando que la tecnología nos ha ayudado a mejorar procesos en la capacitación online.
En este artículo, te proporcionaré las claves prácticas para elaborar con éxito una descripción de puestos de trabajo. Aprenderás cómo identificar los principales elementos de cada puesto, qué aspectos incluir en la descripción y cómo presentarlos de manera clara y atractiva para los candidatos.
¿Qué es la descripción de puestos de trabajo?
La descripción de puestos de trabajo, también conocida como job description, es una herramienta clave en el área de Recursos Humanos. Este documento detalla la información sobre un puesto o cargo, incluyendo su objetivo general, funciones y requisitos necesarios para la persona que ocupe el cargo.
Con la descripción de puestos, se busca establecer una guía clara sobre las responsabilidades y tareas asignadas a cada puesto en la organización, así como las habilidades, conocimientos y experiencia necesarios para desempeñarlas eficazmente. Además, la descripción de puestos también puede incluir información sobre el nivel de autoridad y responsabilidad que se espera de cada ocupante del cargo.
¿Cuáles son los beneficios que obtenemos de una correcta descripción de puestos?
Realizar una descripción de puestos de trabajo de manera efectiva puede generar una serie de beneficios para el área de recursos humanos, la empresa y los trabajadores involucrados.
- Es una herramienta clave para el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que permite contar con una guía clara y detallada de los requisitos y funciones de cada cargo.
- A través de ella es posible definir de manera justa los sueldos y salarios de acuerdo al nivel de responsabilidad e impacto del puesto en la empresa, lo que favorece un clima laboral adecuado y justo para los trabajadores.
- Permite definir indicadores de gestión y desempeño para cada trabajador, lo que facilita su seguimiento y evaluación en el tiempo.
- El colaborador tiene a su disposición toda la información necesaria sobre las responsabilidades y alcance de su puesto de trabajo, lo que favorece su adaptación y desempeño en la empresa.
- Un job description es también la base para implementar planes de sucesión en la empresa, lo que ayuda a garantizar la continuidad de la organización en el futuro.
- Permite identificar las necesidades de formación y capacitación de los empleados, lo que contribuye al desarrollo y crecimiento profesional de los trabajadores.
- Es un apoyo fundamental para tener una estructura organizacional clara y definida en la empresa.
¿Qué necesitamos para realizar un job description?
Es necesario que tengamos cierta información para que sea un proceso ordenado y de manera sistemática, recuerda que es la base de inicio en todo departamento de recursos humanos, para redactarla debes tener en cuenta lo siguiente:
- Identificación del cargo:
- Establecer la denominación del cargo: define el trabajo en sí, debe ser atractivo y fácil de entender, evita un título poco preciso o demasiado generalista.
- Área organizacional a la cual pertenecerá (Dirección de dependencia)
- Departamento (al cual pertenece el cargo)
- Canal de reporte (según organigrama de la empresa)
- Tareas y funciones:
- Objetivo general del cargo: representa la finalidad y razón del puesto, explica por qué existe el cargo y cuál es el impacto dentro de la empresa según la consecución de los objetivos.
- Resultados esperados: deben estar en concordancia con los objetivos que deberá lograr en el puesto, el redactarlos de manera específica, medible, alcanzable, realista y en un tiempo específico, ayudará en su medición.
- Funciones generales: se debe detallar la tarea principal y la función de manera general y concreta.
- Funciones específicas: se deben detallar todas las actividades y tareas que se van a realizar en el cargo.
- Relaciones clave:
- Internas (áreas de la empresa con las cuales guarda relación)
- Externas ( si se relaciona con empresas/proveedores/entes externos a la empresa)
- Perfil del cargo:
- Nivel educativo (colocar el imprescindible)
- Requerimientos adicionales (idiomas, certificaciones, cursos y/o requerimientos extras)
- Experiencia Laboral:
- Descripción de experiencia mínima que es requerida para ocupar la posición
- Tiempo (indicar el tiempo mínimo de experiencia)
- Nivel de funcionamiento ( indicar si es un cargo operativo, administrativo, gerencial, directivo
- Jornada laboral y lugar de trabajo: identifica que tipo de jornada tendrá el cargo y el lugar de trabajo en caso que tengas varios centros.
- Competencias:
- Competencias genéricas: estas agrupan las habilidades y destrezas necesarias para poder desarrollarse y ejecutar todas las funciones del cargo, pueden ser comunes con la empresa y con otros cargos del mismo nivel de funcionamiento.
- Competencias específicas : requeridas para la ocupación en concreto del puesto
- Salario y beneficios que tendrá la posición, esto puedes evitarlo en el job description si tienes una sistema de compensación y beneficios previamente estructurado.
En la siguiente imagen, podemos ver un resumen de toda la información que debemos plasmar en la descripción del puesto:
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Algunas consideraciones
Es importante tener en cuenta que cada rol dentro de la empresa tiene sus propias necesidades y responsabilidades. Por lo tanto, se recomienda que el proceso de elaboración del job description se lleve a cabo en conjunto con el jefe directo de la posición y sea aprobado por la gerencia o dirección correspondiente. Si es necesario, se debe involucrar a otros colaboradores relacionados con el cargo. Se debe hacer constar en el documento (a pie de página) quiénes fueron las personas involucradas en el proceso de elaboración.
Las empresas no son estáticas y evolucionan con el tiempo, por lo que las descripciones de los cargos deben ser revisadas al menos una vez al año para mantener la sincronía con el propósito de la organización y los cambios generados. Se recomienda incluir un apartado en el documento con la fecha de la última revisión para llevar un control de cada versión.
Es importante destacar que las descripciones de cargo deben ser conocidas por el ocupante del puesto, ya que allí se reflejan las tareas y responsabilidades esperadas en el trabajo. Por lo tanto, durante el proceso de ingreso (onboarding), se debe incluir esta información para el nuevo integrante de la empresa. Además, cualquier modificación realizada posteriormente debe ser notificada al ocupante actual.
job description puede ser utilizada para la elaboración de la oferta de empleo. Esto permitirá tener una guía que ayude a identificar al candidato ideal que se ajuste al perfil buscado.
Errores que debes evitar
En este artículo, hemos proporcionado todo lo que necesitas y algunas consideraciones importantes para elaborar una descripción de cargo ajustada, precisa y exitosa. Sin embargo, es importante tener en cuenta tres errores comunes para evitarlos:
No involucrar a todas las partes interesadas: una buena descripción de puesto debe realizarse con la participación de todas las áreas relacionadas con el cargo.
Ser poco realista: el job description debe contener información realista sobre lo que se necesita en el puesto y todas las especificaciones necesarias, evitando crear una lista de deseos imposibles.
Usar lenguaje interno: utiliza un lenguaje reconocido fuera de tu empresa en tu redacción, evitando el uso de jergas internas que puedan confundir a los nuevos empleados y a quienes lean tu oferta de empleo. Encontrar al candidato adecuado y retenerlo dentro de la empresa puede ser una tarea laboriosa. No obstante, si sigues nuestras pautas y consejos, podrás describir un puesto de trabajo de manera exitosa desde tu rol en el área de recursos humanos.
Si necesitas más ayuda, te invitamos a descargar nuestra plantilla de descripción de puesto de trabajo, que hemos preparado para ti. Solo tienes que rellenarla con toda la información del cargo y seguir nuestros consejos para obtener mejores resultados.
Además, es importante considerar que tenemos un crecimiento considerable en las preferencias digitales. Para ello, es importante saber que las capacitaciones online hoy ya son una realidad. Cursalab ofrece las mejores soluciones para tener a tu equipo capacitado de forma correcta. Contáctalos y agenda tu demo ahora.
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