Está fuera de discusión que toda empresa necesita un programa de capacitación. Si está bien implementado, genera múltiples beneficios: empleados con más habilidades, motivación laboral, mejor productividad, alza en la calidad de los productos, etc.
Pero antes de crear un programa de capacitación, es necesario elaborar un mapa que guíe este proceso. Es decir, crear un plan de capacitación. Este servirá como hoja de ruta para el equipo de Recursos Humanos, los empleados a capacitar, los instructores y todos los actores involucrados.
Así que hoy queremos explicarte qué es exactamente un plan de capacitación, cuál es el contenido que debe incluir y cómo puedes empezar a diseñar uno.
¿Qué es un plan de capacitación?
Un plan de capacitación es un documento oficial donde se detallan los datos más importantes de un programa de capacitación. Es la guía en papel o en formato digital que contiene las indicaciones y lineamientos para que un training corporativo sea desarrollado y obtenga los resultados deseados.
A veces se confunde la diferencia entre un plan de capacitación y un programa de capacitación. En realidad, son 2 etapas diferenciadas de un mismo proceso. Mientras que el primero representa el documento guía que todos los involucrados deben conocer, el segundo es el contenido y las acciones del training laboral. En uno se describen las actividades a implementar en base a ciertos criterios y en el otro se ejecutan y monitorean las actividades que se incluyeron en el plan.
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¿Qué debe incluir un plan de capacitación?
Dado que existen distintas necesidades y equipos en las empresas, no todos los planes de capacitación son iguales. Algunos pueden contener datos que otros no requieren. De todas maneras, existen parámetros necesarios en cada uno de los planes de capacitación corporativos. Aquí te dejamos una lista con los requisitos a incluir en un plan de capacitación:
El objetivo del programa
Cuando en una empresa se organiza un plan de capacitación, se hace porque se ha detectado un vacío de conocimientos, habilidades o destrezas para cumplir una función. Es decir, se identifica una necesidad de cambio que requiere ser satisfecha. Por ello, antes de crear cualquier curso de capacitación, es necesario escribir el motivo del training en el plan de capacitación. Compartimos algunos objetivos que pueden formar parte del documento.
- Conocimiento de la empresa, las funciones y los equipos de los nuevos empleados
- Adquisición de nuevas habilidades de ventas
- Prácticas mejoradas en el uso de la tecnología necesaria para una tarea
- Información sobre las políticas de trabajo dentro de la empresa
La audiencia o la información de los empleados participantes
No es lo mismo realizar una capacitación para el equipo de desarrolladores que para el equipo de marketing. Sus estilos de aprendizaje, el contenido que requieren y los objetivos propios de su rol son muy distintos. En ese sentido, al realizar el plan de capacitación, en este criterio se debe especificar quiénes son los empleados participantes que se beneficiarán del programa. Pueden incluirse alguno de los siguientes perfiles:
- Managers o altos directivos
- Jefes de departamentos
- Miembros de equipos técnicos
- Equipos de marketing, ventas y atención al cliente
- Colaboradores y socios externos de la empresa
Formato del training
Con el desarrollo de la tecnología, en la actualidad, los trainings corporativos pueden llevarse a cabo de distinta forma. Hay algunos que requieren la participación física, otros que son capacitaciones virtuales e, incluso, se organizan aquellos que combinan ambas modalidades. Para cada uno, los recursos y métodos a utilizar son distintos. Aquí dejamos algunos de los formatos más comunes:
- Sesiones online en vivo con instructores
- Cursos autogestionados mediante videos
- Clases presenciales con dinámicas en salón
- Dinámicas basadas en juegos de roles y gamificación
- Coaching y mentorías
- Discusiones de grupo y debates
- Actividades de simulación
Fechas de cumplimiento
Evidentemente, un programa de capacitación tiene que basarse en fechas establecidas que permitan alcanzar los objetivos. Estas deben detallarse con toda claridad en el documento del plan de capacitación de la empresa. Hay algunos programas que simplemente necesitan de una semana o incluso de menos días. Sin embargo, hay otros que requieren un desarrollo modular, lo que puede tomar meses o semestres enteros. Esto debe calcularse junto a los asesores de aprendizaje y conocimiento encargados de elaborar el programa.
Material y recursos del programa
Los materiales del programa son muy importantes porque son la base sobre la cual se presentará el contenido y la información para el aprendizaje del personal capacitado. Estos materiales incluyen todos los recursos usados por el instructor, aquellos documentos o audiovisuales instalados en una plataforma digital o incluso los materiales concretos que se usan en las sesiones presenciales. Algunos ejemplos de materiales para el plan de capacitación son los siguientes:
- Tutoriales en video
- Guías prácticas
- Guiones de clase
- Slides o PPT’s
- Textos
- Notas del curso
- Ejercicios y actividades
- Cuestionarios y evaluaciones
Plataformas digitales a utilizar
Por último, el contenido del plan de capacitación debe incluir el nombre o los nombres específicos de las tecnologías a utilizar. En la actualidad, es bastante conveniente hacer uso de plataformas LMS cuando se trata de capacitaciones virtuales. Estas ofrecen la ventaja de ayudar a sistematizar tareas, organizar el contenido del curso, dar acceso a los usuarios, brindar información de rendimientos y otras múltiples ventajas.
Si quieres desarrollar un gran programa de capacitación, no olvides tomar en cuenta estas recomendaciones y tomarte el tiempo para desarrollar un plan de capacitación. Luego de esa planificación, de seguro necesitarás contar con el apoyo de una tecnología para el contenido de tus cursos. Por eso, queremos invitarte a que conozcas el sistema LMS de Cursalab. ¡Ingresa y potencia el aprendizaje de tus colaboradores!
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