La capacitación es uno de los temas actuales y de gran importancia en las organizaciones, especialmente cuando se trata de captar al mejor talento. Según el nivel de capacitación que tengan los colaboradores; se tendrá un nivel distinto de la organización frente a la competencia; es por eso que el compromiso de capacitar de manera constante representa un beneficio laboral tanto para la empresa como para el colaborador, siendo hasta uno de los motivos por el que un trabajador quiera quedarse en nuestra empresa.
En Cursalab, te brindaremos los mejores consejos sobre la planificación de tu capacitación, por eso aquí te detallamos más sobre la detección de necesidades de capacitación.
¿Cuál es el procedimiento para realizar un plan de capacitación?
El plan de capacitación anual es un procedimiento que hoy en día se ha vuelto indispensable en las organizaciones. El proceso implica:
- Levantamiento de necesidades
- Planeación
- Implementación
- Evaluación
- Retroalimentación
- Seguimiento de resultados.
Hay que considerar que el primer paso es el punto más importante en el proceso de detección de necesidades de capacitación, este nos ayudará a identificar las brechas medibles existentes entre las competencias establecidas en los objetivos de un perfil de puesto y las que el colaborador actual tiene.
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Para poder identificar las necesidades de capacitación es importante diferenciar entre aquellas capacitaciones blandas y duras. Al tener estas necesidades separadas e identificadas se podrá definir la profundidad y la especialización que se requiere que un empleado domine.
Finalmente, es importante considerar cuándo y en qué orden se realizarán las capacitaciones virtuales según sus prioridades. También existen herramientas importantes que nos ayudarán a identificar esas necesidades de capacitación como:
- Evaluación de desempeño
- Descripción de puesto
- Análisis de puesto
- Perfil de puesto
- Pruebas de desempeño
Puede ser también que tengamos otras fuentes indirectas que a veces no le tomamos importancia como el buzón de sugerencias pues es una fuente constante de información acerca de algunos problemas de la empresa y nos ayudará a tener una idea también qué problema en este caso considerado como capacitación blanda; como por ejemplo la mala comunicación del líder con su equipo.
¿Cómo realizar una detección de necesidades de capacitación?
Establecer un correcto levantamiento de necesidades de capacitación nos ayudará a que el colaborador pueda cumplir con sus tareas y objetivos determinados para contribuir a los objetivos de la empresa y a sus planes estratégicos. Por eso ahora vamos a mencionar los elementos claves para poder realizar un correcto diagnóstico de necesidades de capacitación:
Define el objetivo de capacitación
Para definir tu objetivo es importante saber qué impacto tendrá el plan de capacitación en el colaborador y enlazarlo a uno de los objetivos estratégicos de la organización. Para definirlo empieza por la pregunta. ¿Qué espero que tenga el colaborador al finalizar esta capacitación? Y ¿Cómo sabremos que la capacitación ha funcionado?
Cada colaborador es único
Tenemos que conocer a cada colaborador para de esta manera poder asignarles tareas y responsabilidades para conseguir los resultados deseados. Conocer al colaborador y su asignación, de la mano de una correcta motivación, ayuda en gran medida a alcanzar los resultados esperados. Este punto es clave especialmente cuando tenemos diferentes perfiles en nuestra organización desde personal administrativo, personal trabajando desde la organización, en casa y también en campo porque es ahí donde debemos reconocer no solo la competencia de cada perfil sino también conocer los comportamientos que cada uno tiene para alcanzar sus objetivos.
Evaluar las competencias es de vital importancia
Es importante que una empresa cuente con las competencias de puesto definidas y de preferencia se tenga una evaluación de desempeño. No solo evaluar las competencias es un aspecto importante sino también observarlas y para esto es importante que el colaborador se encuentre en escenarios donde pueda adoptar distintos roles dentro de la organización. Observar las actitudes en los colaboradores sirve para conocer su personalidad y habilidades.
Si tenemos a un colaborador que se encuentra trabajando en campo es importante que el líder y también el equipo de gestión de personas esté muy al pendiente de como van cambiando los comportamientos y que herramientas tanto técnicas como blandas necesita para el cumplimiento de sus objetivos. Esto nos ayudará a identificar mejor las brechas de capacitación y realizar una adecuada detección de necesidades de capacitación.
Prioriza las competencias y habilidades
Es complicado poder querer trabajar todas las competencias y habilidades en un solo plan de detección de necesidades por eso es importante que el líder en conjunto con el responsable del equipo de Recursos Humanos pueda analizar y decidir que competencia deben ser trabajadas en el corto plazo, optimizando de la forma más eficiente el tiempo y los recursos necesarios. Por ello nos enfocaremos primero en aquellas que son esenciales para el correcto desempeño en el puesto de trabajo.
Determina el programa
El equipo de Recursos Humanos debe determinar cual es el mejor programa para poder capacitar a los colaboradores. Existen diversas formas y metodologías para hacerlo, por ejemplo: capacitaciones de desarrollo integral, capacitaciones presenciales en el puesto de trabajo, coaching, clases online, entre otros. Es de vital importancia encontrar diferentes metodologías que esté bien estructuradas e impartidas, ya que es importante saber comunicar y enseñar de la forma más efectiva posible a los colaboradores especialmente cuando ellos no se encuentran trabajando físicamente en la oficina o en un espacio de trabajo.
El constante desarrollo de tareas en personal que se encuentra trabajando en campo hace que el programa pueda en un momento ser más una “perdida de tiempo” que un aporte de la empresa al colaborador. Por eso es importante encontrar momentos claves para poder explicar el programa, el objetivo y el impacto que tendrá en su puesto de trabajo.
Evalúa, realiza seguimiento y documenta una detección de necesidades de capacitación
El primer paso es levantar bien las necesidades de brechas de capacitación que tienen nuestros colaboradores para eso tenemos que documentarlo en un formato que sea amigable no solo para el equipo de recursos humanos sino también para los jefes de la organización. Además, recordemos que el bienestar del colaborador es a beneficio de él, del equipo de trabajo y de la organización por lo que el líder deberá estar bastante comprometido en que las personas de su equipo puedan capacitarse, ejecutar el plan que se está programando y hacer el seguimiento respectivo.
Se recomienda que a los 6 meses de tener listo la detección de necesidades se pueda hacer una actualización y seguimiento del mismo de manera que veamos si en el camino aparecen nuevas necesidades y las tengamos que incluir en el plan. Finalmente, se recomienda que toda la estructura de la detección de necesidades y los programas de capacitación queden documentados para futuras consultas.
Recordemos que la detección de necesidades de capacitación es el primer paso para conocer la situación real en la que se encuentra los colaboradores de una empresa en cuanto a brechas de competencia o habilidades y así poder saber qué planes se pueden implementar para poder reducirlo, con el objetivo de dirigir con mayor precisión a los equipos de trabajo hacia el logro de los objetivos estratégicos de la compañía.
Si lo que deseas es mejorar el desempeño de tu personal por medio del aprendizaje, contáctanos para implementar una plataforma de capacitación virtual.
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