¿Cómo medir el impacto de las capacitaciones?

Muchos profesionales consideran la capacitación como una pérdida de tiempo y dinero. Sin embargo, aunque la compañía crea que tiene a los mejores profesionales del mundo, la capacitación puede ser una de las mejores inversiones que realice. Para demostrar esto ante los líderes de la organización, es necesario medir el impacto de los programas que se llevan a cabo. En este artículo, conoceremos algunos indicadores que nos ayudan a lograrlo. 

La tecnología incluso permite tener mejores sistemas para medir el impacto de las capacitaciones online. Cursalab ofrece buenas soluciones para poder determinar estos resultados.

¿Por qué medir el impacto de las capacitaciones?

La capacitación implica una inversión no solo de tiempo sino también de dinero, y como toda inversión, es necesario medir el retorno que se obtuvo. Los líderes son los primeros interesados en conocer la rentabilidad de la inversión en el proyecto. No solo para evaluar el nivel de retorno, sino también para saber si los participantes aplicarán lo aprendido en sus posiciones.

Si no medimos las iniciativas de capacitación, no sabremos qué mejorar o cambiar. A medida que el equipo de capacitación o recursos humanos demuestre ante los líderes que sus iniciativas tienen un impacto positivo en la empresa y evidencian un cambio en los comportamientos de los participantes, los gerentes tendrán más confianza en sus proyectos y no dudarán en seguir invirtiendo en ellos

Herramientas para medir el impacto de las capacitaciones

En esta sección del artículo, hablaremos de las herramientas para medir el impacto de tus capacitaciones más reconocidas y utilizadas por los expertos en temas de aprendizaje. Es importante recordar que ninguna herramienta es mejor que la otra, y que no son excluyentes. Es decir, es posible aplicar ambas en un mismo proyecto.

Donald Kirkpatrick planteó cuatro niveles para la medición del impacto de las capacitaciones. Posteriormente, la investigadora Phillips añadió un último paso para completar el modelo de medición: el ROI.

Kirk Patrick

Kirkpatrick es un modelo de evaluación que permite medir el impacto de las capacitaciones en cuatro niveles: reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados. Este modelo es ampliamente utilizado en el ámbito de la capacitación para medir la efectividad de los programas y su impacto en el desempeño de los participantes. Los cuatro niveles del modelo son:

• «Nivel 1: Evaluación de la satisfacción de los participantes con respecto a la capacitación en términos de atractivo, relevancia y aplicabilidad en su día a día. Para medirlo, se puede utilizar una encuesta de satisfacción. Se recomienda incluir preguntas abiertas para recopilar información cualitativa.
• Nivel 2: Medición del grado en que los participantes adquieren los conocimientos y habilidades impartidos en la capacitación. Para medirlo, se puede realizar una encuesta antes y después de la capacitación a los participantes.
• Nivel 3: Evaluación del grado en que los participantes aplican lo que han aprendido en su trabajo diario. Es importante que la evaluación de este nivel sea realizada por alguien que pueda observar los cambios en el comportamiento de los participantes. No necesariamente tiene que ser el jefe.
• Nivel 4: Medición del grado en que se producen los resultados previstos como resultado de la formación y el paquete de apoyo y rendición de cuentas. Es en este nivel donde se puede observar si hubo un cambio en un indicador del negocio.»

ROI

Una de las mejores formas de medir el impacto de las capacitaciones es a través del ROI, el cual es útil no solo en programas de capacitación. Esta medición define el retorno de la inversión del programa comparando los beneficios monetarios con los costos asociados.

A continuación, se presenta la fórmula: (Beneficios del programa – Costos del programa) / Costos del programa * 100

Después del despliegue del programa (se recomienda esperar más de 6 meses para conocer el impacto), se identifica cómo cambió el indicador objetivo. Para ello, se suman todos los beneficios intangibles y costos que implicó el desarrollo del programa, como el costo del proveedor, el gasto en materiales, las horas hombre, entre otros.

Si el resultado de la fórmula es superior al 100%, entonces el programa de capacitación se puede considerar un éxito y es rentable para la compañía. Una cifra del 150%, por ejemplo, significa que, por cada dólar invertido en ese curso de formación, la compañía ha obtenido 1,5 dólares.

Existen otros indicadores como el porcentaje de asistencia a las capacitaciones, el porcentaje de trabajadores capacitados y el nivel de presupuesto invertido, entre otros. Sin embargo, estos no miden realmente el impacto del programa en el negocio, sino que son solo indicadores de control o reporte.

Incluso los primeros dos niveles del modelo de KirkPatrick no miden realmente el impacto del programa.

Mitos con respecto a la medición de los programas de capacitación

En el área de capacitación, existen muchos mitos en torno a la medición de un proyecto. A continuación, analizaremos si son verdaderos o falsos.

• Es falso que no se pueda medir el impacto de las capacitaciones de habilidades blandas. Todos los programas de capacitación se pueden medir, incluso los relacionados con habilidades blandas. Es posible aplicar todos los niveles de KirkPatrick y el ROI. Como mencionamos anteriormente, antes de diseñar el programa, es necesario identificar los comportamientos y los indicadores objetivos que se quieren cambiar.
• También es falso que el ROI sólo sea aplicable para indicadores financieros. La fórmula es aplicable en cualquier proyecto, incluso en los programas relacionados con recursos humanos.
• Es falso que el ROI y el KirkPatrick no sean importantes para los gerentes. Ambas herramientas miden el impacto y son las que realmente esperan los altos mandos. A través del ROI, es posible conocer cómo ha retornado la inversión que se llevó a cabo. Esto es importante para los líderes, ya que es una forma de conocer cómo el dinero ha dado frutos. Asimismo, con el nivel 4, es posible conocer cómo cambiar el indicador objetivo, el cual se puede ver reflejado en un Estado de Resultados.
• No es indispensable tener una medición de impacto de todos los programas de capacitación. Obtener información para los indicadores de KirkPatrick y ROI puede ser un proceso un tanto trabajoso, especialmente para los responsables de manejar los indicadores de la compañía y los líderes de la organización, ya que deberán revisar cómo ha cambiado el indicador y si los comportamientos de los participantes han tenido una mejora.
• En ese sentido, no es indispensable llegar a los niveles más altos en KirkPatrick y ROI. Si los proyectos son un tanto sencillos, se recomienda poner foco en los más estratégicos.
• Por último, es falso que el ROI sea un indicador solo para grandes empresas. No importa el tamaño de la empresa ni la cantidad de trabajadores que tenga para conocer cómo impactó el programa en el negocio.

En conclusión, queda demostrada la importancia de medir el impacto de las capacitaciones. Tanto Kirkpatrick como ROI no son excluyentes y pueden ser utilizadas en la evaluación de un mismo proyecto. Se recomienda emplear ambas herramientas en proyectos más estratégicos y el equipo de capacitación deberá definir los criterios para ello.

Recuerda que existen KPIs de control y estratégicos, por lo que se sugiere invertir mayor cantidad de tiempo en presentar los indicadores más relevantes para el negocio.

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