Hoy en día, varias empresas optan por un LMS gratis, creyendo que es de acceso libre. Pero al final del día, ¿llega a coste cero? Sí, una de las ventajas de las plataformas LMS gratuitas es que el código fuente del software está disponible abiertamente para su descarga y es de uso gratuito.
Sin embargo, no todo es color de rosa. Un LMS requiere «recursos», que eventualmente se traduce como «dinero». No es de extrañar, entonces, que muchas organizaciones aprovechen la oportunidad para reducir gastos y opten por un Sistema de Gestión de Aprendizaje, o también conocido como Learning Management System (LMS) gratis, a menudo de código abierto.
Pero ¿el hecho de que sea gratis significa que no tienes que pagar por ello? Lo cierto es que existen varios costos ocultos que las empresas deben conocer antes de elegir esta solución para capacitar a su personal. Por eso, hemos elaborado este artículo para informarte sobre el precio real a largo plazo del llamado «LMS gratis». ¿Cuánto cuestan las plataformas e-learning gratuitas? ¿Realmente valen la pena? ¡Vamos a descubrirlo!
Costo de instalación y personalización
Es cierto que una vez que descargas e instalas un LMS gratuito puedes acceder instantáneamente al código sin pagar ninguna tarifa adicional. Incluso, puedes disponer de las licencias de usuario de forma gratuita.
Sin embargo, el problema surge cuando decides usar el LMS como una plataforma de capacitación virtual en la que tengas que incorporar diversos recursos para poner en marcha los programas de formación corporativa. Para ello, deberás instalar un servidor y configurar una infraestructura de alojamiento extensa, que pueda manejar varios usuarios simultáneamente.
Para los fines mencionados anteriormente, debes contar con un equipo de TI o contratar especialistas de manera externa. En ambos casos, terminas invirtiendo una gran cantidad de dinero.
Por otro lado, la mayoría de los LMS gratuitos más populares del mercado tienen varias funcionalidades y cuentan con la flexibilidad de incluir características y diseños según tus especificaciones. Sin embargo, después de instalar el software, deberás personalizar la experiencia de usuario de acuerdo con tu imagen de marca.
También deberás configurar funciones específicas, que puede requerir la ayuda de tu departamento de TI o de un experto en implementación de LMS, lo que genera que el costo se incremente. Sin duda, todo el proceso de configuración del servidor, personalización y marca exige orientación profesional o aportes de tus equipos internos.
Costo de alojamiento
Una vez que completes los procesos de instalación y personalización, deberás alojar el LMS gratuito, ya que tus colaboradores necesitarán acceder al software para aprender y capacitarse.
Puedes optar por comprar un hardware específico o alojar el LMS en la nube (SaaS). Incluso en el último caso, debes suscribirte a un servicio de alojamiento confiable. Por lo general, la nube es más barata en comparación con la compra de un hardware.
Por lo tanto, deberás revisar tus opciones y escoger la solución de alojamiento que mejor se adapte a tu presupuesto, pero que, sobre todo, te permita acceder a información en tiempo real para saber cuál es el plan de capacitación corporativo idóneo para tus colaboradores.
Costo de capacitación y administración
Es un desafío administrar la mayoría de las plataformas LMS gratuitas. Como te mencionamos antes, tienes que buscar la ayuda de expertos. Y esto exige dinero y un presupuesto.
La elección es tuya: ¿Quieres acudir a tu personal interno o deseas contratar a un profesional externo? ¿Será a tiempo completo o a tiempo parcial? Además, deberás ofrecer la capacitación necesaria a los administradores de tu LMS.
Costo de actualización periódica
Las actualizaciones del sistema son una parte importante del mantenimiento de un LMS gratis, pues corrigen errores, refuerzan la seguridad, agregan funciones adicionales o mejoran la experiencia del usuario.
Una de las principales desventajas de las plataformas LMS gratuitas es que la mayoría de sus actualizaciones no funcionan, causan más problemas de los que resuelven, generan la necesidad de capacitación adicional y requieren pausas de mantenimiento, lo que puede afectar en la culminación del programa de formación, lo que a su vez, conducirá a no alcanzar las metas planteadas del área de Recursos Humanos.
¡Y eso no es todo! Es muy poco frecuente que los LMS gratuitos ofrezcan soporte técnico personalizado y constante. Por lo general, tendrás acceso a foros en los que es difícil encontrar una solución para un problema específico. De modo que deberás resolver los problemas técnicos como la depuración y las actualizaciones por tu cuenta.
Costo de curación de contenido
Curar el contenido, o al menos una limpieza ocasional, puede llevarle a un administrador de un LMS gratuito un par de horas/días/semanas de trabajo, siendo este un costo necesario, ya que la creciente cantidad de materiales obsoletos puede causar problemas a mayor escala.
Aunque no lo parezca, se puede perder tiempo y disminuir la motivación al navegar por contenido antiguo mientras se busca información crucial. La adquisición de datos desactualizados puede afectar los resultados y generar horas adicionales para completar una capacitación, así como también el contenido desorganizado desalienta a los colaboradores a aprender por iniciativa propia.
Si bien las plataformas educativas LMS gratuitas parecen encajar perfectamente cuando se comparan con un LMS de pago, la realidad es que hay una gran cantidad de costos ocultos que pueden abarcar tiempo y dinero, como los que te mencionamos en este artículo.
Por eso, para muchas empresas, cambiar su LMS gratis por uno más completo y personalizado a las necesidades de sus equipos ya es una opción. De hecho, una investigación realizada por Brandon Hall Group revela que el 44 % de las organizaciones no están satisfechas con su LMS actual y el 48 % está explorando tecnologías de aprendizaje nuevas o diferentes.
Y, justamente, nuestra plataforma LMS es una gran solución empresarial que cuenta con diversas funciones experienciales que hacen del aprendizaje un proceso interactivo, dinámico y fácil para tus colaboradores, lo que te permite potenciar las habilidades de tu equipo de forma efectiva y eficiente.
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